
En tant qu’infirmière libérale, votre mission est avant tout de prendre soin de vos patients avec dévouement et professionnalisme. Cependant, la gestion des aspects administratifs, notamment les indus réclamés par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Face à l’augmentation des contrôles et des recouvrements, il est essentiel de savoir comment éviter les indus et se protéger des demandes de remboursement. Voici le guide pratique Albus pour vous aider à naviguer sereinement dans ce paysage complexe et optimiser la gestion de votre activité avec les bons outils.
Comprendre les indus
Qu’est-ce que c’est ?
Les indus sont des sommes que la CPAM réclame aux infirmières libérales suite à des contrôles de facturation. Ce sont des montants initialement déclarés par vous, mais que la CPAM trouve non justifiables de remboursement. Ils peuvent par exemple résulter d’erreurs de cotation ou codage, de non-respect des règles de facturation, de frais insuffisamment justifiés, de dépassements d’actes ou encore de simples erreurs comptables. Ces contrôles peuvent entraîner des remboursements importants et impacter sérieusement la trésorerie de votre activité.
Quels sont les principaux motifs d’indus ?
Les motifs les plus courants d’indus incluent :
- les erreurs de facturation, comme un codage incorrect des actes ou un dépassement de cotations ;
- le non-respect des délais de facturation : la transmission des feuilles de soins doit se faire dans le strict respect des dates d’échéance ;
- la non-conformité des dossiers patients : une absence ou insuffisance de justificatifs médicaux ou administratifs ;
- une incohérence dans les actes déclarés, comme des soins facturés sans prescription médicale valide ou un dépassement du nombre d’actes autorisés.
Les contrôles de la CPAM
Pourquoi ces contrôles ?
Ces dernières années, les contrôles de la CPAM se sont intensifiés pour plusieurs raisons :
- l’optimisation des dépenses de santé : dans un contexte de déficit public important, la CPAM cherche à maîtriser les dépenses de santé en vérifiant la pertinence des soins remboursés ;
- lutter contre la fraude : la CPAM renforce ses contrôles pour détecter et sanctionner les fraudeurs ;
- une réglementation très codifiée : la complexité croissante des nomenclatures des actes et des règles de facturation déjà très strictes rendent les erreurs humaines plus fréquentes (et oui, nous ne sommes pas des robots !)
Comment réagir en cas de contrôle ?
Qui n’a pas paniqué lors d’un contrôle n’est pas humain. On comprend votre peur : vous faites déjà le maximum pour soigner vos patients et bien gérer votre comptabilité, alors une demande de recouvrement peut faire surgir anxiété, culpabilité et sentiment d’échec… Une bonne nouvelle cependant : l’erreur est humaine ! Il suffit donc de bien vous organiser pour répondre aux demandes de la CPAM :
- préparez bien vos dossiers : en cas de contrôle, rassemblez tous les documents justifiant vos actes (ordonnances, fiches de soins, correspondances médicales…) et n’hésitez pas à contacter le médecin prescripteur si besoin ;
- essayez au maximum de rester calme et coopératif : l’amabilité et la bonne entente avec les contrôleurs est essentielle (certains aspects de leur travail ne sont pas très agréables au quotidien non plus…) Plus vous répondrez à leurs questions de manière précise, plus vous fournirez les documents demandés avec bonne volonté, et mieux se passera le contrôle ;
- enfin, n’hésitez pas à demander une aide extérieure : en cas de litige, ou simplement si la comptabilité vous donne de l’urticaire, pensez à solliciter l’accompagnement d’un expert-comptable ou d’une association professionnelle pour vous épauler.
Que faire concrètement face à cette menace ?
Comment prévenir les indus ?
Personne n’est parfait, et vous aurez peut-être du mal à supprimer 100% des indus demandés. Cependant, voici les conseils de nos experts Albus pour en minimiser le nombre :
- maîtriser les règles de facturation : familiarisez-vous avec les nomenclatures et les règles en vigueur. Notre site SOS Cotation peut vous aider, histoire de ne pas devoir apprendre toute la Nomenclature générale des Actes professionnels (NGAP) par coeur ! ;
- participer à des formations continues pour rester à jour : bonne nouvelle, les webinaires et formations en ligne sont nombreux ;
- utiliser un logiciel de gestion adapté : notre solution Albus Latitude est faite pour vous aider à automatiser et sécuriser vos processus de facturation. Meilleur logiciel infirmier du marché, il intègre les dernières mises à jour réglementaires et réduit considérablement le risque d’erreurs ;
- documenter soigneusement les actes : conservez tous les justificatifs nécessaires (ordonnances, fiches de suivi, etc.). En cas de contrôle, ces documents seront essentiels pour justifier vos facturations ;
- respecter les délais : transmettre vos feuilles de soins dans les délais impartis est primordial pour ne pas déclencher d’alerte à la CPAM ;
- pratiquer des audits internes réguliers : de manière autonome ou avec l’aide de votre comptable, réalisez des audits internes pour vérifier la conformité de vos facturations et corriger les erreurs éventuelles avant qu’elles ne soient détectées par la CPAM ;
- déléguer votre compta à une facturière : Avec Albus Temps Libre, fini les corvées administratives : laissez la gestion de votre cabinet infirmier, facturation et cotations à nos experts Albus !
Gérer les indus réclamés
Avant tout, soyez bienveillante avec vous-même : vous avez peut-être fait une erreur, mais la CPAM peut en faire aussi. Ne partez pas du principe que vous avez tout faux, il s’agit parfois simplement d’un malentendu. Voici comment examiner chaque indu :
- analysez la réclamation : examinez attentivement les motifs du recouvrement pour identifier les erreurs éventuelles, les corriger et apporter les pièces justificatives complémentaires si besoin ;
- contestez si nécessaire : si vous estimez que la réclamation est injustifiée, vous avez le droit de la contester. Préparez un dossier solide avec toutes les preuves nécessaires.
- échelonnez le remboursement : en cas de reconnaissance de l’indu, vous avez le droit de négocier avec la CPAM un remboursement en plusieurs fois pour ne pas mettre en péril votre trésorerie.
Albus : Votre partenaire pour une gestion optimisée
Pour simplifier et sécuriser votre gestion administrative, optez pour le logiciel Albus ! Notre solution est complète et développée par et pour les IDEL. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettent de :
- automatiser votre facturation et assainir votre comptabilité ;
- gérer efficacement vos dossiers patients : tous vos documents sont centralisés et facilement accessibles ;
- recevoir des alertes en cas d’anomalies : le logiciel repère les erreurs et vous alerte en cas de potentiel problème de facturation ;
- optimiser votre temps : moins de temps passé sur l’administratif signifie moins de charge mentale et plus de temps pour vos patients !
La gestion des indus est un enjeu crucial pour la trésorerie les infirmières libérales. En comprenant les règles de facturation, en utilisant des outils adaptés, et en adoptant des pratiques rigoureuses de documentation et de suivi, vous pouvez réduire significativement les risques d’indus, vivre sereinement les éventuels contrôles de la CPAM, et vous concentrer sur l’essentiel : le soin de vos patients. Chez Albus, nous sommes à vos côtés au quotidien pour vous accompagner dans cette gestion complexe et optimiser votre activité.
Zoom sur Albus Latitude Garantie de Paiement
Albus Latitude garantie de paiement met à disposition des infirmières libérales un gestionnaire expert qui aura pour mission de traiter toutes les problématiques et tâches liées aux paiements de votre activité libérale. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : le soin de vos patients.