FAQ

Accès et mise à jour

• Le logiciel fonctionne-t-il sans connexion Internet ?
  La version ordinateur du logiciel nécessite une connexion Internet. Cependant, l’application mobile peut être utilisée hors ligne.
• Le logiciel est-il disponible sur une seule application ?
  Le logiciel est accessible via le navigateur Chrome sur l’ordinateur et via une application sur mobile.
• Comment se déroulent les mises à jour du logiciel en cas d’évolution ?
  Les mises à jour sont automatiques, vous n’avez rien à faire.
• Peut-on accéder aux dossiers de soins depuis le logiciel métier ou uniquement depuis l’application mobile ?
  L’accès au dossier de soins se fait uniquement via l’application mobile. Nous nous concentrons pour l’instant sur l’innovation. Seules les observations textes marquées comme “transmissions” sont prochainement visibles sur le logiciel (et uniquement en lecture).
• Y a-t-il des démarches importantes à suivre lors du changement d’ordinateur ?
  Non, il n’y a pas de démarches compliquées à effectuer. Avec notre solution full web, rien n’est stocké sur votre ordinateur, ce qui facilite la transition. Il vous suffira de réinstaller le lecteur de carte Vitale avec l’assistance de nos techniciens.

Disponibilité du nouvel Albus

• Quand aurai-je accès à la nouvelle interface ?
  Un peu de patience ! La nouvelle interface est déployée progressivement auprès de nos clients. Si vous ne l’avez pas encore, elle sera disponible très bientôt 😊.
• Nous sommes plusieurs praticiens dans le même cabinet, pourquoi la nouvelle version n’est-elle disponible que pour l’un d’entre nous ?
  Si vous travaillez dans le même cabinet, cela ne devrait pas se produire. Nous vous recommandons de contacter notre support technique pour résoudre cette situation.
• Quand pourrai-je utiliser le nouveau dossier de soins ?
  Pour activer le nouveau dossier de soins, veuillez contacter notre service commercial en envoyant votre demande par mail à gestionco@sofia.dev

Facturiers/Centres de soins et de santé

• La nouvelle interface apporte-t-elle des améliorations pour les facturiers ?
  La gestion des clients reste inchangée avec la nouvelle interface, vous conservez les mêmes fonctionnalités.
• Les centres de santé peuvent-ils profiter de ces nouvelles évolutions ?
  Oui, les centres de santé peuvent également bénéficier de ces améliorations.

Comment bénéficier du nouvel Albus ?

• Nous sommes super intéressés mais c’est difficile de vous joindre ! Comment fait-on ?
  Vous pouvez nous envoyer votre demande par mail à gestionco@sofia.dev

Le Dossier de soins en cas de contrôle

• Le dossier de soins numérique a-t-il la même valeur juridique que le dossier papier ?
  Le document “Référentiel Force Probante des documents de santé” distribué par l’agence Numérique en Santé nous indique :
  “Afin d’aider à accélérer cette transition numérique et de limiter la gestion hybride du papier et du numérique, les articles L.1111-25 à 31 du code de la santé publique (issus de l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017) fixent les conditions de reconnaissance, pour les documents de santé, de la force probante des copies numériques, des documents nativement créés au format numérique et des documents nativement numériques matérialisés au format papier. Ils précisent également les modalités d’élimination des documents originaux au format papier après numérisation avant l’issue du délai légal de conservation du papier. La force probante des documents de santé est ainsi désormais indifférente au support, que le document soit sous format papier ou numérique.”
• Le dossier de soins est-il une obligation légale ?
  Oui, le dossier de soins, numérique ou papier, est une obligation déontologique.
• En cas de litige, le dossier de soins numérique peut-il être converti en version papier ?
  Il sera prochainement possible d’exporter le dossier en PDF (2024), que vous pourrez imprimer si nécessaire.
• Si je prends ma retraite et quitte Albus, puis-je conserver les dossiers en cas de contrôle ?
  Vous pourrez à terme exporter les dossiers en PDF, que ce soit pour les imprimer ou les conserver en format numérique.

Fonctionnalités du nouveau Dossier de soins

• Est-il possible de réduire la liste des patients, par exemple en archivant ceux qui n’ont pas été vus depuis un certain temps ? Je travaille dans un secteur touristique et cela devient compliqué.
  Oui, il vous suffit de rendre ces patients inactifs.
• Comment peut-on voir sur l’application qu’une note a été ajoutée dans un dossier de soins ?
  Si cette note a bien été identifiée comme transmission, vous la retrouverez dans le journal des transmissions de votre tournée. Sinon, vous ne serez pas alerté et il faudra accéder au dossier de soins du patient pour la retrouver.
• Pouvons-nous cocher les soins réalisés, comme un traitement oral (donné, non donné avec motif, refus, etc.) ou les injections ?
  Il n’est pas possible de retranscrire un traitement médicamenteux dans l’application, conformément aux directives de la HAS.
• Combien de temps les mémos vocaux sont-ils consultables ?
  Les mémos vocaux dans un dossier de soins sont disponibles sans expiration. Les mémos vocaux de tournée expirent après quelques mois.
• Peut-on réaliser des bilans de plaies ?
  La version actuelle ne propose pas de module dédié au suivi des plaies. Toutefois, vous pouvez utiliser les outils disponibles, comme l’ajout de visuels et d’observations classées en « Suivi de plaie ». Des améliorations sont prévues dans le futur.
• Peut-on afficher deux tournées simultanément à l’écran ?
  Oui, dans le journal des transmissions, il suffit de cocher plusieurs tournées dans les options de filtrage.
• Si j’imprime ma tournée, puis-je ajouter des notes visibles pour mes collègues ?
  Oui, un champ dédié aux notes est disponible pour cela.
• Mes collègues recevront-ils des notifications en cas de nouvelles transmissions ?
  Actuellement, vos collègues peuvent consulter toutes les transmissions via le journal des transmissions avant de débuter leur tournée. Nous travaillons sur une amélioration qui permettra de faire remonter les transmissions directement au niveau des rendez-vous patients.
• Comment partager nos transmissions avec les services de secours comme le SAMU ou le 15 ?
  Pour le moment, il n’est pas possible de partager le contenu du dossier de soins à des personnes extérieures au cabinet. Nous travaillons sur cette fonctionnalité (export PDF), disponible avant la fin de l’année.
• Pourrons-nous exporter une partie du dossier de soins, par exemple pour le suivi d’une plaie avec un chirurgien ou le suivi du diabète avec un généraliste ?
  Pour le moment, il n’est pas possible de partager le contenu du dossier de soins à des personnes extérieures au cabinet. Nous travaillons sur cette fonctionnalité (export PDF), disponible avant la fin de l’année.
• Depuis quels équipements puis-je accéder au dossier de soins ? 
  Le nouveau dossier de soins est accessible depuis votre téléphone pendant votre tournée. Vous avez également accès depuis votre logiciel web à toutes les transmissions (observations).
• Est-ce que les routines seront disponibles prochainement dans le dossier de soins ?
  Oui, elles seront disponibles avant la fin de l’année.

Transition d’AlbuSoins vers le nouveau dossier de soins intégré dans l’application

• Devons-nous recommencer toute la saisie des dossiers de soins pour chaque patient ? Les données d’AlbuSoins seront-elles transférées automatiquement dans la nouvelle version ?
  Le dossier de soins est principalement un outil de traçabilité en cas de contrôle. L’essentiel est de conserver les données nécessaires pour ces contrôles. Pour cela, vous pouvez continuer à accéder à l’ancienne application de dossier de soins où les données sont préservées. Lorsque l’ancienne application sera supprimée, tous vos anciens dossiers de soins seront exportés en PDF et rendus disponibles dans le nouveau dossier de soins. En ce qui concerne les transmissions et le suivi des patients, ce sont des éléments transitionnels. Pour le moment, nous avons choisi de porter nos efforts sur l’innovation. Enfin, pour la partie Contacts des patients, depuis la refonte de cette section dans le logiciel, ces informations sont présentes dans la fiche patient administrative (logiciel) et doivent donc être transférées manuellement de l’ancien dossier de soins au logiciel.
• L’intégration d’AlbuSoins dans le logiciel va-t-elle entraîner une augmentation du prix ?
  Le nouveau dossier de soins est inclus dans la solution Albus et reste au même tarif que l’ancien dossier de soins soit 10€/mois.
• En quoi cela diffère-t-il d’Albus Latitude ?
  L’ancienne formule du dossier de soins était une autre appli payante sur les stores et ne dépendait pas d’Albus Latitude. Maintenant, les dossiers de soins sont directement centralisés dans votre appli Albus et vous n’avez plus besoin de télécharger une application externe.

Fonctionnalités Harry

• Faut-il disposer de la nouvelle interface pour utiliser Harry sur un ordinateur ?
  Harry peut être utilisé indépendamment de la nouvelle interface.
• Peut-on apporter des corrections à ce que Harry génère ?
  Oui, Harry ne fait que préremplir la prescription. Tout ce qu’il propose est surligné en jaune pour vous permettre de valider ou de modifier les informations.
• Comment Harry gère-t-il les cotations pour les perfusions ?
  Harry retranscrit l’acte NGAP que vous lui dictez, en fonction du type d’acte mentionné.
• Harry peut-il être utilisé pour facturer un acte isolé chez un patient ?
  Non, les prescriptions créées par Harry doivent être finalisées sur ordinateur, ce qui ne convient pas pour la facturation d’actes isolés en mobilité. Pour cette dernière, vous bénéficiez déjà de la détection automatique de la date de prescription et du prescripteur qui facilite votre saisie sur place.
• Peut-on dupliquer un soin avec Harry ?
  Non, la duplication de soins n’est pas disponible.

Partage des données et travail en réseau

• Puis-je partager les transmissions et les dossiers de soins avec un collègue qui utilise un autre logiciel ?
  Non, le partage de données n’est pas possible avec un autre logiciel. Il faudra utiliser la fonction d’export PDF qui arrivera bientôt.
• Je souhaite utiliser Albus comme mon collègue, mais il a un TLA plus ancien. Pourrons-nous tout de même partager le logiciel ?
  Oui, tant que vous ne sécurisez pas vos TLA de manière à créer une désynchronisation (sécurisation pour vos collègues), vous pourrez partager le logiciel.
• Dans un cabinet de six praticiens, puis-je être le seul à utiliser le nouveau Albus avec le dossier de soins ou tout le cabinet doit-il avoir la même version ?
  Le dossier de soins est commun, mais l’accès reste individuel.

Remplaçants

• Comment les remplaçants peuvent-ils utiliser le dossier de soins ?
  Les remplaçants ont un accès différent des titulaires. Il s’agit d’un accès gratuit au dossier de soins du cabinet dans lequel ils remplacent, même avec un accès restreint.
• Si ma remplaçante n’a pas accès à mon ordinateur, peut-elle installer l’application sur son téléphone pour accéder aux transmissions ?
  Oui, elle peut utiliser l’application sur son téléphone pour consulter les transmissions.
• Les nouvelles fonctionnalités sont-elles accessibles aux remplaçants ?
  Une bonne partie des nouveautés sont disponibles pour les remplaçants. Ils pourront même bénéficier de Harry s’ils ont un accès total.

Tarifs

• Le dossier de soins est-il gratuit ou payant ?
  Il est payant : 10 € pour Latitude et 15 € pour les clients d’Albus Air ayant déjà utilisé l’ancien dossier de soins. Attention, les utilisateurs d’Albus Air n’ayant pas utilisé l’ancien dossier de soins ne peuvent pas prendre cette option et doivent souscrire à Latitude pour y accéder.
• Pouvons-nous résilier notre abonnement à AlbuSoins ?
  Oui, vous pouvez résilier votre abonnement une fois que l’accès au nouveau dossier de soins est confirmé. Si vous souscrivez au nouveau dossier de soins, l’accès à AlbuSoins vous est offert pour que vous puissiez continuer à avoir accès à vos données.
• Quel est le prix du logiciel ?
  Le prix de la solution Latitude (logiciel, appli, lecteur) est de 109€ /mois la 1ère année et 129€ les deux années suivantes.
• Peut-on acheter un lecteur de carte Vitale ?
  Non, le lecteur seul ne sert à rien, il ne peut fonctionner qu’avec l’appli Latitude.
• Harry est gratuit pendant 1 an, quel sera le tarif après cette période ? Y a-t-il un engagement minimum ?
  On vous offre 1 an sur Harry ! Puis payant à 10€/mois à partir de la 2ème année mais résiliable à tout moment.
• Faut-il utiliser Albus Latitude pour accéder au nouveau dossier de soins ou cela est-il possible via Albus Air ?
  Le dossier de soins est accessible sur Albus Air au coût de 15€/mois et sur Albus Latitude inclus dans le pack à 10€/mois.