Un quotidien professionnel facilité
Devenir IDEL, c’est plus qu’un simple job, c’est une véritable vocation. C’est aussi un boulot de gestionnaire à temps plein. Si vous êtes prête à entreprendre cette grande aventure, à franchir le pas et à concrétiser ce projet de vie, Albus est là pour vous guider à chaque étape, et en particulier pour gérer votre activité au quotidien. En suivant ces conseils pratiques, vous pourrez améliorer votre organisation quotidienne et réduire le stress lié à la gestion administrative et à la comptabilité de votre activité libérale.
Communication professionnelle : attirer et fidéliser vos patients
Communiquer pour informer
En tant qu’IDEL, votre communication doit informer sur tous vos domaines de compétence sans être perçue comme de la promotion commerciale. En effet, cela n’est pas autorisé et peut être sanctionné. Découvrez les stratégies pour vous faire connaître efficacement tout en respectant les normes professionnelles.
Stratégies de communication
Inscrivez-vous dans des annuaires généralistes ou spécialisés tant au format papier qu’en ligne. Assurez-vous d’être répertoriée dans les Pages Jaunes pour une visibilité accrue. Au niveau local, vous pouvez publier jusqu’à deux articles dans la presse locale pour annoncer votre installation, participer aux associations locales pour créer des liens avec la communauté.
Faites imprimer des cartes de visite, et distribuez-les à vos patients et aux professionnels de santé avec lesquels vous collaborez, comme les médecins, pharmaciens, kinésithérapeutes, et pédicures.
Enfin, pour étendre votre réseau et vous faire connaître, pensez à vous présenter aux médecins et pharmaciens locaux pour établir des collaborations. Vous pouvez également contacter les Services de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et les Hôpitaux à Domicile (HAD). Ces institutions font régulièrement appel aux infirmières libérales pour prodiguer des soins à leurs patients. Prenez rendez-vous avec eux pour vous présenter et offrir vos services.
Une gestion administrative simplifiée
Une bonne organisation est vraiment à la portée de tout le monde (oui oui, promis juré !) En tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable de sa bonne gestion.
Voici comment vous organiser au quotidien pour ne pas perdre de temps tout en soignant votre santé mentale.
- Utilisez un agenda électronique : planifiez vos rendez-vous et tâches administratives dans un agenda électronique pour avoir une vue d’ensemble de votre emploi du temps et éviter les oublis.
- Créez des routines quotidiennes : définissez des moments précis dans la journée pour effectuer vos tâches administratives. Par exemple, réservez 30 minutes chaque soir pour la facturation et le classement des documents.
- Priorisez vos tâches : identifiez les tâches urgentes et importantes et traitez-les en premier. Utilisez des listes de tâches quotidiennes pour rester concentré sur vos priorités.
- Automatisez autant que possible : utilisez des logiciels de gestion pour automatiser la facturation et l’enregistrement des dépenses. Cela réduira votre charge de travail et minimisera les erreurs.
- Organisez votre espace de travail : gardez votre espace de travail propre et organisé. Utilisez des classeurs ou des boîtes de rangement dédiés pour ranger vos documents et fournitures.
- Utilisez des rappels : programmez des rappels d’agenda pour les échéances importantes, telles que les déclarations fiscales ou les paiements de cotisations, pour éviter les oublis et les pénalités de retard.
- Prévoyez des moments de repos : intégrez des pauses régulières dans votre emploi du temps pour éviter la fatigue et maintenir votre efficacité tout au long de la journée. Découvrez comment prendre le temps de faire une pause ici !
Une comptabilité facilitée : gardez le contrôle de vos finances
La première chose à savoir est que la tenue d’une comptabilité est obligatoire pour chaque IDEL, que vous soyez remplaçante, collaboratrice ou titulaire. Pour gérer votre comptabilité, vous avez plusieurs options pour répondre aux exigences des autorités.
De manière autonome
Votre comptabilité en tant qu’infirmière libérale est sans TVA et repose sur l’enregistrement des recettes et des dépenses. Même si vous êtes en micro BNC, il est recommandé de tenir une comptabilité rigoureuse pour un meilleur suivi de votre activité. Voici les étapes clés pour gérer votre comptabilité toute seule (comme une grande !)
- Tenir un livre des recettes et des dépenses : notez systématiquement toutes vos recettes (honoraires, remboursements) et vos dépenses (fournitures, déplacements, assurances) dans un livre dédié. Cela vous permettra de suivre vos flux financiers de manière claire et organisée.
- Remplir le formulaire 2035 : ce formulaire est essentiel pour la déclaration de vos revenus libéraux. Assurez-vous de le remplir correctement chaque année pour rester en conformité avec les obligations fiscales.
- Utiliser un logiciel de comptabilité adapté : un logiciel conforme à la réglementation peut grandement faciliter la tenue de votre comptabilité. Il vous guidera dans l’enregistrement de vos transactions et l’envoi de votre déclaration. Par exemple, Albus Comptabilité est spécialement conçu pour les infirmières libérales et offre une interface simple et intuitive.
En adoptant ces pratiques, vous pourrez gérer votre comptabilité de manière efficace et autonome, tout en gardant un contrôle précis sur vos finances.
Être accompagnée
C’est sans doute le meilleur moyen de vous soulager de cette partie administrative. En plus de tenir votre comptabilité, un comptable peut se charger de transmettre lui-même les documents aux différents organismes, et est une source de précieux conseils personnalisés tout au long de l’année en vue de toujours optimiser vos revenus.
Vous pouvez aussi faire appel aux services d’une facturière, ou, encore mieux, choisir de déléguer toute votre comptabilité à une expert-comptable. Certains cabinets sont en effet spécialisés dans les métiers de la santé. C’est le cas par exemple de ComptaSanté. Cette solution vous met en relation avec votre expert-comptable qui se charge de tout pour vous : comptabilité BNC – Micro BNC, déclarations fiscales (le fameux formulaire 2035 !), déclarations URSSAF, Carpimko, CARMF, rien n’est oublié pour votre plus grande tranquillité d’esprit ! En plus, votre conseiller met à votre disposition des tableaux de bord personnalisés et des estimations de vos charges sociales. Grâce à ses conseils personnalisés, plus aucune prise de tête ! À considérer, surtout en première installation, histoire de se libérer l’esprit et d’éviter les indus !
Gérer vos recettes de manière efficace
Les recettes sont à comptabiliser le jour du règlement pour les espèces et les chèques et le jour du crédit bancaire pour les virements.
Il y a 2 types d’entrées sur votre livre des recettes :
- À déclarer sur le formulaire 2035 : versements des caisses, mutuelles, SSIAD, HAD, EHPAD, laboratoires, rétrocessions d’honoraires pour les remplaçantes, paiements en espèces et chèques des patients.
- À ne pas déclarer sur le formulaire 2035 : apports personnels, virements internes du compte personnel au compte professionnel, réception de prêts, vente d’immobilisations.
Voici les catégories à remplir et les lignes qui leur correspondent sur le formulaire 2035 :
- Recettes encaissées (ligne AA)
- Gains divers (ligne AA) : Aides CPAM (télétransmissions, SCOR, zones sous-dotées), indemnités journalières (prévoyance, CARPIMKO, maternité), indemnités de formation (DPC, FIFPL), et redevances de collaborations
Maîtriser vos dépenses pour optimiser vos revenus
Les dépenses sont à comptabiliser le jour du règlement. Il existe 2 types de dépenses :
- À déduire sur le formulaire 2035 : dépenses payées à titre professionnel.
- Non déductibles sur le formulaire 2035 : dépenses payées à titre non professionnel, telles que prélèvements personnels et part privée des dépenses mixtes (téléphone, internet, voiture). Attention, certaines dépenses payées à titre professionnel ne sont pas déductibles, telles que l’achat d’immobilisations (achat supérieur à 598€), le remboursement du capital des prêts professionnels, ou encore les avances pour frais communs de cabinet pour SCM ou groupements.
Zoom sur le forfait kilométrique
L’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique permettant de calculer le montant déductible des frais en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux de votre voiture. Ce barème inclut la dépréciation du véhicule, l’entretien, les petites réparations, l’assurance, la vignette et l’essence.
Des frais annexes, non calculés dans ce barème, peuvent être ajoutés s’ils sont justifiés, comme les frais de parking, la carte grise, les réparations (suite à un accident), ou encore les intérêts d’emprunt (à condition que votre voiture soit au registre des immobilisations de votre activité).
Votre choix sur le mode de déduction se fera en fonction du nombre de kilomètres parcourus par an, de la marque et de la puissance fiscale de votre véhicule et des frais engendrés.
Barème kilométrique applicable aux voitures en 2023 (en €)
Et en pratique, ça donne quoi ?
- Faites un relevé de compteur de votre voiture au 1er janvier ou votre premier jour en libéral si vous débutez en cours d’année, et un second le 31 décembre.
- Mettez votre compteur à « 0 » quand vous commencez votre tournée et faites un relevé le soir. Notez le chiffre dans votre agenda et faites des totaux mensuels.
- En fin d’année, additionnez vos kilomètres professionnels.
- Utilisez une règle de trois pour calculer votre pourcentage d’utilisation professionnelle : (Km pro x 100) / Km totaux annuels.
Exemple :
Si vous parcourez 30 000 km dans l’année au total, dont 18 000 km professionnels :
- Votre pourcentage sera : (18 000 x 100) / 30 000 = 60%.
- Appliquez ce pourcentage à toutes vos dépenses de voiture de l’année. Plus vous utilisez le véhicule pour vos trajets professionnels, plus vous pouvez déduire de frais.
La différence entre vos recettes et vos dépenses déterminera votre bénéfice ; ce chiffre sera la base pour le calcul de vos impôts mais aussi de vos charges sociales : URSSAF et CARPIMKO. Il est donc important de tout comptabiliser et de n’oublier aucune dépense.
Ma checklist : dépenses déductibles
- Vos charges sociales
Les cotisations aux régimes de retraites et de prévoyance de base(URSSAF et CARPIMKO), les contrats de couverture complémentaires PER et les cotisations URSSAF et RSI sont déductibles de vos revenus.
- Vos intérêts d’emprunt
Vous pouvez déduire de vos impôts les intérêts payés d’un prêt bancaire, si le bien est immobilisé (par exemple, pour acheter une voiture neuve).
- Vos frais généraux
Ça inclut la plupart des charges courantes liées à votre activité professionnelle : les frais de matériel médical, le loyer de votre local professionnel, le mobilier et les fournitures pour votre cabinet, la blanchisserie, les factures d’eau, de gaz et d’électricité de votre cabinet, les frais de téléphonie et d’abonnements internet, et même votre logiciel infirmier de télétransmission !
- Vos frais de déplacement
Et peu importe que vous vous déplaciez en voiture ou en transport en commun. Sont concernés les frais de transport liés à une visite patient, les formations et voyages professionnels, et dans certains cas le trajet domicile-lieu de travail (moins de 80 kilomètres).
- Vos dépenses occasionnelles
Participer à des séminaires, des formations, des repas d’affaires, ou encore offrir des cadeaux à vos patients : les dépenses relatives à ces évènements ponctuels sont également déductibles.
La télétransmission : simplifiez vos relations avec la Sécurité sociale
Télétransmission : définition et avantages
Alors, c’est quoi la télétransmission exactement ? C’est simplement le fait d’envoyer vos feuilles de soins et vos factures à l’Assurance Maladie et aux mutuelles par voie électronique, grâce à la Carte Vitale. Fini les tonnes de paperasse et les allers-retours à la poste !
C’est aussi le moyen le plus rapide et le plus simple pour être payée.
Avec la télétransmission, vos consultations et actes sont réglés en un clin d’œil par les caisses et les mutuelles .
Fonctionnement
Concrètement, comment ça marche ? Vous remplissez électroniquement la feuille de soins et la transmettez à la CPAM. Ensuite, cette dernière envoie les décomptes de la Sécurité Sociale à la mutuelle santé de votre patient. Grâce à la Carte Vitale, c’est encore plus facile : vous insérez la carte de votre patient dans un lecteur dédié et hop, le processus de télétransmission démarre tout seul.
Mise en Place
Pour vous lancer dans la télétransmission, voici ce dont vous avez besoin :
- Carte Professionnelle de Santé (CPS) : indispensable pour signer les feuilles de soins et lire les Cartes Vitales de vos patients.
- Lecteur de Carte Vitale SESAM-Vitale et logiciel de télétransmission : Vous aurez besoin d’un lecteur de carte Vitale sécurisé, homologué “GIE SESAM-Vitale“, et d’un logiciel de télétransmission agréé par le Centre National de Dépôt et d’Agrément (CNDA).
Zoom sur Albus Latitude
Albus Latitude est LA solution super pratique pour les infirmières libérales. Ce logiciel de télétransmission agréé (et le mieux noté du marché par ses utilisateurs !) simplifie la facturation. Il permet :
- d’établir des feuilles de soins électroniques (FSE) quelle que soit la situation du patient, d’optimiser le suivi des paiements
- de reconnaître les cartes CPS pour les remplaçants
- de facturer des actes relevant de la Classification commune des actes médicaux (CCAM)
- d’assurer une gestion efficace et conforme de votre comptabilité
Personne ne devient infirmier par amour des démarches administratives. Pour alléger votre quotidien, Albus Latitude regroupe :
- un logiciel infirmier
- une appli mobile
- un lecteur de carte vitale
Compagnon inséparable, Albus Latitude vous permet de gérer votre patientèle où que vous soyez. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : le soin de vos patients. Et pour découvrir toutes les autres surprises et atouts des solutions Albus, rendez-vous sur notre site !
Une bonne organisation peut vous sauver
Et voilà, avec toutes ces informations, vous devriez maintenant être en mesure de faire des choix éclairés concernant votre activité en tant qu’IDEL. Et pour en savoir plus sur le quotidien d’une IDEL, direction notre blog !
Je veux devenir IDEL : découvrez le guide complet d’installation de l’infirmière libérale !
Vous souhaitez vous lancer dans l’activité libérale mais vous ne savez pas par où commencer ? Notre guide d’installation est pour vous !
Étapes clés, outils indispensables, gestion administrative et organisation des soins au quotidien : vous saurez tout, et même plus ! Une foule de conseils et astuces vous y attend pour démarrer sereinement cette carrière passionnante !
